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公文管理規定

文章來源:互聯網  發布時間: 2007/11/27 9:37:00
公文管理規定
 
 
為進一步規范我辦公文管理,提高公文處理質量,根據相關規定,結合工作實際,特提出如下管理規定。
一、公文種類
我辦經常涉及到的行政法定公文種類主要有:
(一)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
(二)公告
適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(三)通告
適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。
(六)報告
適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問。
(七)請示
適用于向上級單位請求指示、批準。
(八)批復
適用于答復下級單位的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法
(十)函
適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十一)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
二、公文辦理程序
(一)收文辦理
收文辦理是指收到公文的辦理過程,包括審核簽收、登記、貼單編號、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
 
公文收文流程:
 

外單位來文
 
 


分管領導閱知(處)
 
綜合科工作人員審核簽收、編號、登記
 
綜合科負責人提出擬辦意見
 
主管領導閱示(批)
 

各科室閱知
 
科室或人員承辦
 
落實承辦任務、跟蹤反饋
 
辦結所形成的文件材料
 
備份
原件

歸檔
 
 1、所有公文一律由綜合科簽收,收到外來公文后,綜合科應及時進行審核和編號登記,甄別公文反映的問題,同時根據來文的性質和要求,提出擬辦意見,一個工作日內送主管領導閱示或者分管領導閱處。

2、送主管領導閱示或者分管領導閱處的公文,綜合科要負責跟蹤流轉,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
3、辦領導閱批文件時間原則上不超過2個工作日,緊急文件或區領導批文應在一個工作日內完成。杜絕文件橫傳。
4、流轉到各科室的公文傳閱件可根據工作需要(包含有承包任務的傳閱件)自行備份留底,原件退回綜合計劃科,且須注意保護文件的完整性,傳閱時間不超過2個工作日。
5、需要辦理的來文,經辦科室自行備份,辦理完畢后形成的文件材料與《區城改辦來文(函)承辦表》及來文應及時退回綜合計劃科存檔。
6、綜合科每季度整理一份收發文統計表報區領導和辦各領導閱知。
7、綜合科每周五整理出本周的《未完結承辦件一覽表》送辦各領導,分管領導根據該表對所分管科室的承辦任務進行提醒催辦。及時反饋相關情況,避免辦文拖延、誤時等現象。
(二)發文辦理
發文辦理指制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、發文等程序。
 
 
發文辦理流程圖:
 
 

經辦人擬文
科室負責人核稿
辦分管領導審核
綜合科復核行文格式等

 

主任閱批,簽發
發文
歸檔
經辦人跟蹤反饋
備份
 

1、草擬公文
草擬公文應做到:
(1)要符合黨的路線、方針、政策,國家的法律、法規;上級單位的指示。
(2)要完整、準確地體現發文單位的意圖。要與上級單位及辦現行公文相銜接。對同一事項,不同公文的規定應該一致,不能互相矛盾。
(3)要全面、準確地反映客觀事實,表述要準確嚴謹,語言要準確精煉,文風要端正、莊重、樸實,字詞要規范準確,人名、地名和其他專有名詞、時間、數字、引文必須核對準確。引用公文必須用原文,同時應當先引標題,后引發文字號,再引用需要的內容,內容用引號標注。
(4)公文中的數字,除行政發文的成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具體修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
(5)擬制公文,對涉及其他部門或科室業務內容的事項,辦文科室應當主動與有關部門或科室協商,取得一致意見后方可行文。在公文送審前,辦文科室還需請這些部門或科室在文件審批單上會簽。   
2、公文審核
(1)承辦人擬稿完畢交科室負責人核稿、簽名,并送分管領導審核。如須會簽,由綜合科轉送相關分管領導會簽。
(2)各發文科室的文稿在送主管領導審批之前,需送綜合科審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定。審核時,如認為文稿需作較大修改,綜合科應與起草科室商議修改,對修改存在分歧時,由辦領導最終決定。
3、公文簽發
(1)以辦名義制發的公文,由主任簽發;會議通知、邀請函或階段性業務溝通發文則由辦分管領導簽發。
(2)凡辦領導簽發的文稿原則上不再改動,需作改動的,應與綜合科協商,并報告簽發領導,內容改動較大的,須將原稿清樣一并送簽發人審定。
4、公文打印、核對
(1)擬發文稿按規定程序經領導簽發后,返回綜合科編號確定印數并付印。
(2)以辦名義制發的文件,由綜合科打印,承辦科室負責核對、裝訂,綜合科協助分發。
5、其它發文辦理要求
(1)承辦件的辦文期限由主管領導或分管領導根據實際情況確定,相關承辦人員必須按時完成。
(2)業務承辦人應根據緊急程度對文檔的流轉進行跟蹤,增強工作主動性,杜絕工作失誤。
(3)會議紀要類文件要求在會議結束日起第二個工作日完成初稿,三個工作日內完成辦內審批工作并上報,特殊情況最多不超過五個工作日。
(4)文稿送分管領導審核時,隨文需付上承辦表及外單位來文,如有附件,則由承辦人按照發文份數備齊(最少2份)附件材料,并在發文審批表上詳細列出主送單位和抄送單位。
(5)發文工作原則上由綜合科統一辦理,以辦名義的對外發文及代擬稿等文件,原件交綜合科存檔登記;返回一份沒有蓋章的正式文稿給承辦人備份留底,以備工作所需。
(6)對外發文后,由承辦科室及承辦個人對所發出的文件進行跟蹤反饋,綜合科協助。
三、公文歸檔
(一)公文辦理完畢后,應及時整理(立卷)、歸檔,個人不得保存應當歸檔的公文。以辦名義的發文,原件由綜合科整理(立卷)、歸檔。
(二)文件歸檔應按照檔案管理規范和制度進行整理,清卷,做好防潮、防蛀、防火、防塵、防盜、防陽光直射,確保所有檔案完好無損。
(三)各科室檔案應明確專人負責,對與工作業務有關的政策文件、有關會議紀要、市、區文件,我辦制定的各項制度,本科室已完成或正在辦理事項的各類資料等需加以嚴格管理備份,以備工作所需,且要保證歸檔公文的齊全、完整。原則上不再到綜合計劃科借閱。
(四)上級單位的公文除絕密級和注明不準翻印的以外,各科室可根據業務辦理需要自行翻印。
(五)公文復印件作為正式文件使用時,應加蓋辦印章。
(六)不具備存檔價值的公文,經辦領導批準,各科室可以銷毀。
(七)工作人員調離崗位時,應將本人暫存、借用的公文予以清退。
四、文件借閱
(一)各科室到綜合科借閱文件,須填寫《文件借閱登記表》。
(二)借閱文件,須注意保管,不得丟失、涂改、損壞,用完及時歸還,原則上借閱文件不得超過三個工作日。
公文管理系統
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